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A famosa e já consolidada NF-e

16 de dezembro de 2016 | 10:29h
A famosa e já consolidada NF-e

O ano era 2004 e o Governo se via na obrigação de buscar soluções que promovessem maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações e diminuição dos custos operacionais de modo a tornar a fiscalização mais eficaz e facilitar o cruzamento de dados em larga escala. Foi então que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi concebida para substituição à Nota Fiscal Modelo 1/1-A (nota de papel, no talão). Depois de muitas dores de cabeça para os desenvolvedores, contadores e contribuintes, hoje temos um projeto consolidado que abrange os 26 estados e o Distrito Federal com mais de 15 bilhões de NF-e emitidas e com cerca de 1,3 milhão de emissores cadastrados no projeto (dados obtidos do Portal da NF-e em 07/12/2016).

De maneira simplificada, quando se emite uma NF-e é gerado um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o famoso XML. O qual é assinado digitalmente pelo Certificado Digital (e-CNPJ) e transmitido pela Internet para as Secretarias da Fazenda (SEFAZ) e também para a Receita Federal (RFB). Toda esta operação é praticamente invisível ao emitente, pois quem cuida de todo este processo é um sistema emissor de NF-e, que pode ser o seu sistema gerencial ou algum outro software a parte.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da NF-e, intitulada DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que conterá a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet. O DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da nota, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite confirmar a efetiva existência da mesma através do Portal Nacional da NF-e (http://www.nfe.fazenda.gov.br/) ou site da SEFAZ na Internet.

A obrigatoriedade da NF-e é complexa se partirmos para a leitura da Portaria que a instaurou, mas o objetivo desse artigo é facilitar a sua vida. Em poucas palavras, a NF-e é obrigatória para sua ótica se:

I. Realiza operações:

  1. Destinadas a Administração Pública, inclusive empresa pública e sociedade de economia mista de qualquer dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios – vendas para Prefeituras são bastante comuns entre nossos clientes
  2. Cujo destinatário esteja localizado em outra unidade da Federação – muitos são os fornecedores que estão localizados em estados diferentes ao da sua ótica, ou seja, qualquer nota que você precise emitir a ele deverá ser eletrônica
  3. De comércio exterior – caso raro para a maioria das óticas, mas conheço casos em que a ótica realizava importação de produtos do exterior
  4. Sujeitas ao regime de substituição tributária – também é raro, mas alguns produtos óticos em alguns estados estão enquadrados no regime de substituição tributária, se for necessário a emissão de uma nota ao fornecedor deste produto, ela deverá ser eletrônica

II. Não estiver enquadrada no Simples Nacional – algumas óticas não se enquadram no Simples Nacional, então deverão emitir a NF-e

Algumas das regras acima começaram a valer a partir de 01/01/2016, ou seja, são recentes. Talvez, antes, sua ótica não estava enquadrada na obrigação da NF-e, mas desde o início de 2016 passou a estar.

Alguns fornecedores de artigos óticos obrigam as óticas a emitirem NF-e para, por exemplo, realizar uma devolução, mesmo que a ótica não se enquadre nas obrigações acima. Na prática, eles não poderiam fazer esta obrigação, mas como eles se agigantam perante a nós, muitas vezes recorremos a emitir a NF-e para conseguir devolver um produto.

Uma vez cadastrado para a emissão da NF-e não mais será permitido a utilização da Nota Fiscal Modelo 1/1-A e a NF-e poderá ser utilizada para diversas operações fiscais em sua ótica, como as já citadas acima, que são obrigatórias. Alguns estados permitem até que as vendas sejam realizadas com a emissão da NF-e, embora não aconselho tal prática, pois a emissão da NF-e é muito mais complexa que a comparada as emissões dos documentos destinados exclusivamente ao consumidor final (Cupom Fiscal, NFC-e, CF-e-SAT, etc.)  

As principais operações a serem realizadas pela sua ótica com a NF-e serão:

  1. Saída de mercadoria devido a devolução de produtos ao fornecedor
  2. Entrada de mercadoria devido a devolução do produto pelo cliente
  3. Saída de mercadoria devido a transferência de produtos entre filiais
  4. Vendas à Prefeituras, ONGs, igrejas, empresas, e outras pessoas jurídicas
  5. Outras saídas de produtos (conserto, destruição, furto, etc.)

Realmente, os motivos para que se inicie a emissão da NF-e são muitos e os benefícios também. Por isso, se você deseja iniciar a emitir a NF-e leia nosso outro post sobre como fazer isso CLICANDO AQUI. Além de conter um passo-a-passo sobre como se cadastrar e passar a emitir a NF-e, nele destacamos a descontinuação do emissor gratuito. Ou seja, se você já emite NF-e mas ainda usa o emissor gratuito disponibilizado pela SEFAZ-SP, saiba que em breve poderá estar irregular! A partir de 01/01/2017, não será mais possível fazer download do aplicativo, porém os usuários que tiverem o aplicativo instalado em seus computadores poderão continuar utilizando-o até que novas atualizações das regras de validação da NF-e impeçam o seu correto funcionamento. Sendo assim, no próprio site da SEFAZ-SP é recomendado que os usuários busquem outras soluções disponíveis no mercado, como nosso sistema para óticas FOCUS 10.

Agora, se você já emite NF-e num sistema e pensa que tudo será as mil maravilhas, enganou-se. A emissão da NF-e abrange muitas situações, as quais você deve saber tratar para que não ocorra emissões equivocadas que possam causar retrabalho e até multas. Ou seja, ter um contador e uma equipe por trás do suporte do seu sistema que auxilie-o em cada uma das situações é imprescindível. E mais uma vez, estudar, entender e aplicar cada uma das regras para cada situação é um trabalho constante que exige sua dedicação.

Bom, espero que este post tenha esclarecido vários aspectos da NF-e. Caso algo não esteja claro e dúvidas ainda restem, por favor, comente aqui no blog para que possamos auxiliá-lo. E fique ligado nos próximos posts que trataremos sobre os outros documentos fiscais.

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Murilo Cassiani

Sou Gerente de Produtos na Optidados. Estudei Sistemas de Informação na UNESP e atualmente curso Engenharia Elétrica na UNICAMP. Com uma paixão nata pela informática somada às vivências dentro da Optidados na compreensão do universo ótico, escrevo com a certeza de que poderei ajudar àqueles que vivem de ótica a enfrentar os problemas diários com mais sabedoria.

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