Esse blogpost é uma continuação direta do “Você confia no fechamento de caixa da sua ótica?“.

Se ainda não leu a primeira parte, você pode conferir CLICANDO AQUI.

Vamos as demais etapas para uma conferência de caixa segura e sem erros!

4. Confira seu caixa

É importante que você faça a conferência do seu caixa mais de uma vez por dia. Isso evita que os colaboradores esqueçam o que foi feito durante o expediente, tornando mais difícil o trabalho de recuperação de dados ou entendimento, caso haja algum problema.

Durante essa conferência, podem surgir divergências causadas por diversos motivos, como:

Falta de lançamento de sangrias, retiradas e transferências

Umas das situações que mais ocorrem dentro das óticas, é a falta de lançamento das retiradas de valores (pelos sócios) ou dos depósitos em dinheiro realizados pelo empregado, também conhecidas como sangrias.

Geralmente, algum responsável dentro da ótica retira um valor no caixa e deposita no banco, com intuito de não deixar tanto dinheiro vivo na empresa.

Muitas vezes este lançamento não é realizado dentro do seu sistema de gestão , e nele o dinheiro ainda fica constando como se estivesse em seu caixa, causando erros no momento do fechamento.

Falta de lançamento de recebimentos

Se a pessoa responsável por lançar alguns dos recebimentos (ou todos) em seu sistema for um vendedor, é preciso ressaltar alguns cuidados:

É muito comum que os vendedores foquem a maioria de seus dias em realizar as vendas e deixem para fazer os lançamentos no fim do expediente, porém, se eles não tiverem isto anotado, é muito fácil de esquecer um lançamento ou outro.

Além de você não saber o que foi vendido, caso queira efetuar uma análise no meio do dia, também não conseguirá saber o que foi recebido à vista ou o que será a prazo, e seu caixa não vai bater.

Falta de lançamento de pagamentos

Esse também é um dos erros mais comuns e frequentes que ocorrem no dia a dia de uma ótica.

Um bom exemplo disso é aquela pequena retirada de aproximadamente R$20,00 para ir ao mercado comprar um simples café ou açúcar.

Algo tão pequeno pode impactar nos saldos e controle de seu caixa, gerando desconfiança e até mesmo desentendimentos.

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Recebimentos ou Pagamentos lançados em contas erradas

Igualmente aos demais pontos citados, esse também é um dos erros mais comuns dentro de uma loja.

Esse problema pode acontecer quando o seu colaborador estiver um pouco desatento, por ainda não saber utilizar o sistema ou o por ainda não ter entendido o processo de forma correta. Com isso, ele acaba fazendo as movimentações de maneira errada. Dois exemplos simples dessas movimentações erradas são:

– PAGAMENTO: pagar alguma conta qualquer (como água) com dinheiro do seu caixa e na hora de lançar no sistema selecionar a origem do valor como Banco.

– RECEBIMENTO: Você receber algo em dinheiro no caixa e informar no programa que foi cartão de crédito, caindo o valor de fato no banco.

Desta forma, efetue várias conferências do seu caixa durante o seu dia e tome muito cuidado ao realizar os lançamentos para que a conta correta seja selecionada.

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5. Concluir o fechamento de caixa

Ao concluir o seu dia, essa deve ser a sua última movimentação em seu sistema.

Portanto, conte o dinheiro que você tem na gaveta da loja para realizar a conferência e finalizar o seu dia. Conte também os cartões separados por bandeira, os cheques e inclua tudo em seu sistema de gestão.

Fazendo essa soma, além de avaliar possíveis erros que podem ocorrer durante o dia, você cria uma organização melhor.

Em conclusão, erros no fechamento de caixa são comuns. Em sua grande maioria, as pessoas não percebem os erros ao realizar o fechamento e continuam com um saldo errado dia após dia.

Preste atenção e resolva qualquer problema no próprio dia, a sua memória está mais fresca e você provavelmente irá lembrar mais facilmente do que aconteceu. Isso irá poupar muito tempo seu!

Uma empresa que quer crescer precisa elevar o seu nível de gestão!

Gostou do conteúdo ou ficou com alguma dúvida? Conte para nós nos comentários. 🙂

Bianca Boscolo

Sou formada em Administração de Empresas pela UNIP-Campinas, com especialização em Gestão de Pessoas pela FAJ, me considero uma pessoa cheia de energias e apaixonada por uma boa cerveja artesanal. Descobri o segmento ótico em 2011, onde trabalhei em uma ótica por dois anos até ingressar a Optidados. E é com essa energia e experiência que escrevo com grande atenção para o Blog Optidados.

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