Atualmente, muitos gestores ainda fazem o gerenciamento e controle de seu negócio no papel, planilhas, ou em softwares não especializados para seu segmento.

Com isso, acabam focando muito nos processos operacionais, sem antes pensar que fazê-los sem a utilização de ferramentas especializadas, pode atrasar e dificultar muito o rendimento e resultados da empresa.

Então logo de início, já vale uma reflexão!

Você já analisou quantas horas por dia ou quanto tempo da sua jornada e de sua equipe, são consumidas por atividades manuais?

Alguns exemplos muito comuns disso nas óticas, são:

• Buscar um cliente e um crediário nos papeis;
• Criar recibos manuais;
• Preencher a ordem de serviço no talão;
• Controlar a quantidade de peças que você tem no estoque via planilha;

Entre outras ações relacionadas aos processos de gestão de uma ótica.

Se você parar agora e analisar, vai entender que esses processos manuais do dia a dia consomem muita atenção, energia e tempo, que poderiam ser melhor investidos na execução de ações estratégicas para a loja.

Uma solução fundamental para eliminar esses problemas e transformar seus resultados, é um sistema de gestão que seja específico para óticas.

Nesse artigo, separamos algumas vantagens que somente um programa exclusivo vai te proporcionar.

Organização

A primeira vantagem é a de ter tudo organizado em um único lugar e em uma única base.

Dentro de um sistema de gestão, você organiza e mantem todos os dados da sua ótica, desde:

• Informações sobre seus clientes;
• Pagamentos de fornecedores;
• Saídas e movimentações financeiras do caixa e banco;
• Pagamentos de crediário e cartão de credito de seus clientes;
• Cadastro das entradas e saídas dos produtos;
• Resultados de vendas, etc.

Ou seja, todas essas informações ficam disponíveis em um único lugar, facilitando a busca e o controle. Sem contar na segurança que você terá em não perder esses dados. É sobre isso que falamos no próximo tópico.

Segurança e Confiança

Os problemas que envolvem a administração de um negócio não estão restritos apenas a má gestão dos recursos financeiros, a concorrência ou as mudanças do mercado.

Existe também os problemas gerados por perda de documentos.

Se a sua loja é gerenciada por meio de papéis, você sabe que pode correr o risco de perder ou acabar danificando as folhas com cadastros e dados dos clientes ou crediários.

Através de um software, a chance de perder qualquer informação reduz praticamente a 0.

Se o gestor da ótica quer que somente algumas pessoas da equipe tenham acesso a certas informações (seja para excluir uma venda, cadastro ou poder visualizar administração da ótica), é possível realizar esse controle dentro do sistema.

Outra segurança que um sistema online pode oferecer, é o armazenamento dos seus dados na nuvem, de forma que mesmo que algum computador da loja dê problema e pare de funcionar, você não perderá informação nenhuma da empresa. É preciso somente acessar seus dados de outro equipamento com internet.

Otimização de tempo

O retrabalho e o tempo que seria investido em algumas atividades manuais é reduzido ou praticamente eliminado com o uso da tecnologia, gerando assim economia de tempo para o gestor e todos da equipe da ótica.

Essa economia de tempo não precisa ser vista como ociosa, mas sim como uma oportunidade de focar os esforços de toda a equipe em novos projetos, em um atendimento mais personalizado no momento da venda, entre outras idéias.

Visão

Um sistema de gestão fornece relatórios completos que facilitam e ampliam a visão sobre a sua ótica. Com isso, o gestor consegue encontrar possíveis inconsistências de forma fácil e propor soluções certeiras, criativas e inovadoras.

Você pode estar se perguntando:

“Mas como eu posso ter uma visão ampla de meu negócio com um sistema? “

É simples, realizando um uso correto e organizado, seu programa pode fornecer relatórios de todas as operações da empresa, como por exemplo:

• Suas vendas;
• Pagamentos e recebimentos;
• Inadimplência;
• Controle de estoque;
• Pedido de lentes aos laboratórios, entre outras.

É a partir de resultados como esses, que o gestor consegue entender no que está precisando melhorar, investir ou até mesmo deixar de fazer.

E como nós da Optidados podemos te ajudar nesses desafios?

Através do nosso sistema de gestão para óticas, o OptiSoul, nós ajudamos diariamente centenas de óticas a realizar uma gestão verdadeira da empresa, de forma simples mas com resultados completos.

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