Como avaliar um bom sistema de gestão para ótica

Para avaliar se um sistema de gestão é compatível com o seu nível de administração e se o valor dele cabe no seu bolso é importante que você tenha clareza sobre a sua necessidade, o que você quer analisar, o que importa para você e sua equipe e o que o sistema oferece e como oferece.

É importante também que você saiba que nós, da Optidados, respiramos o segmento ótico. Temos como missão impulsionar o crescimento e a lucratividade das óticas através de tecnologias, educação e da melhoria continua nos processos de gestão. Para atingirmos esse objetivo contamos com várias soluções e uma delas é o nosso sistema de gestão para óticas, o Optisoul.

Com ele nossos clientes podem acessar os seus dados de várias formas, seja por um computador de mesa, notebook, tablet ou celular. Essa facilidade é possível porque o Optisoul é um sistema cloud, ou seja, online e possibilita que você o acesse de qualquer lugar, através de qualquer dispositivo com internet. Isso quer dizer que você não precisa investir em infraestrutura – computadores ou aparelhos de última geração – e basta ter um pacote básico de internet para que consiga trabalhar.

A vantagem de escolher o Optisoul como o sistema de gestão para a sua ótica é principalmente a agilidade nos processos. Por não depender diretamente de uma configuração específica de um computador, ele não fica lento caso a máquina não seja tão moderna. Isso leva a outro motivo que é o baixo investimento em máquinas e devido a possibilidade de mobilidade, porque ele é multiplataforma, ou seja, pode ser acessado por qualquer dispositivo. Com isso as atualizações são automáticas e a chance de perda de dados é zero.

Muitos clientes se preocupam em trocar de sistema por conta do medo da perda de dados ou falta de adaptação com a ferramenta. Se você usa algum outro sistema, é possível fazer a migração dos seus dados para o Optisoul, assim você não perde nenhuma informação e o sistema é bastante intuitivo, além de ter o serviço de implantação focado no sucesso do cliente. Isso quer dizer que todo treinamento e implantação é adaptado para cada peculiaridade da rotina de cada cliente. É possível também fazer a integração com site, com liberação com usuário e senha, para o cliente final poder se informar de seu pedido.

O Optisoul é um software exclusivo para óticas, que atende quantas estações de vendas forem necessárias. Para quem tem mais de uma loja, ele oferece robustez, já que todas as bases de dados se encontram em apenas um lugar.

Veja, por exemplo, as funcionalidades do Optisoul e como ele pode te ajudar:

• Finanças – contas a pagar e a receber. Ferramentas específicas para controle de:

– Configuração e controle de taxa de cartão de crédito
– Conciliação Bancária
– Antecipações de cartão (manual ou automática) e cheque (manual)
– Renegociações de dívidas
– Crédito com fornecedores e clientes
– Emissor de crediários – com baixa automática via código de barras
– Emissão de notas promissórias e contrato de venda
– Controle da tabela de preços permitindo acréscimos ou decréscimos de valor por tipo de produto, marca e fornecedor.

• Estoque de armações

– Importação do xml da NF-e.
– Campos específicos para o cadastro de armações

• Controle único de lentes oftálmicas para quem trabalha ou não com estoque de lentes

Com estoque:
– Controle de estoque mínimo e quantidade a ser comprado
-Visualização da quantidade disponível na tela de venda

Pedidos:
– Controle de romaneios dos laboratórios

• Cliente

– Mailing avançado – através de e-mail
– Venda atrelada à titular (Ex: menores de idade)
– Observações confidenciais em campo oculto

• Históricos de:

– Receitas
– Envelopes
– Compras
– Formas de recebimento
– Lentes de contato
– Cadastro de oftalmologistas via CRM

• Fiscal

– Emissor de NF-e (Notas fiscais eletrônicas de entrada e saída – modelo 55)
– Emissor de NFC-e (Nota fiscal ao consumidor eletrônica – modelo 65)
– SAT ( Sistema autenticador de cupom fiscal)
– Homologação PAF- ECF – em todos os estados
– ECF ( emissor de cupom fiscal)
– Notas fiscais eletrônicas de serviço (Ginfes)

• Vendas

– Vendas diretas ao consumidor (ex. óculos solar, caixa de ldc, etc)
– Vendas com Envelopes
– Histórico de vendas
– Devolução
– Garantia
– Controle de caixa – abertura e fechamento
– Tesouraria – gestão dos caixas

• Controle de permissões por perfil

– Protegidos por senha e por nível de hierarquia no acesso ao sistema

• Impressão de etiquetas

– Zebra,  Argox e Laser (formulário A4)

• Relatórios

– Inventários de estoque – por fornecedor , marca, grife, com ou sem preço de compra e venda
– Giro de estoque
– Movimentações e Fechamento de caixa
– Filtro de Vendas por valor e operador
– Comissão personalizada
– Vencimentos de fornecedores
– Forma de pagamento
– Fluxo de Caixa
– B.I. – não incluso no pacote Optisoul. É indicado para quem faz gestão avançada.

•  Suporte ao cliente

– Setor de implantação remota para acompanhamento didático
– Suporte técnico remoto ilimitado
– Chat exclusivo Optidados
– Celulares de todas as operadoras
– Telefone fixo
– E-mail
– Treinamento com hora marcada
– Consultoria remota – contratação adicional

A configuração recomendada para sua estação de vendas é

– Qualquer processador da sua escolha desde que você esteja ciente do desempenho e limitações da máquina.
– 4GB de Memória RAM
– Para que não haja queda ou instabilidade da rede LAN, rede local de computadores, essa deve ser cabeada, ligada por fios, já que a confiabilidade, performance e segurança são incomparavelmente melhores do que a rede wireless, sem fio.

Se você se interessou ou caso sinta que precise de ajuda para compreender e analisar melhor como o Optisoul pode te ajudar, entre em contato conosco, pois além de soluções sistêmicas, com a contratação do Optisoul montamos o diagnóstico exclusivo de sua ótica e criamos o plano de ação ideal para melhores resultados! Fale com um de nossos consultores pelo telefone (11)3280-5657!

Veja também:

4 benefícios que os clientes Optisoul possuem: Tecnologia e Educação

Saiba como ter total controle do estoque da sua ótica através do Kardex