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Por que utilizar um sistema de gestão?

1 de dezembro de 2016 | 8:46h
Por que utilizar um sistema de gestão?

Atualmente, muitos gestores ainda fazem o gerenciamento e controle de seu negócio no papel, planilhas, ou em softwares não especializados para seu segmento, focando muito nos processos operacionais sem pensar ou reconhecer que fazê-los sem a utilização de ferramentas especializadas, como um sistema de gerenciamento, pode atrasar e dificultar muito o rendimento e resultado de seu negócio.

Então vale uma reflexão! Vocês já analisaram quantas horas por dia ou quanto tempo da jornada sua e de sua equipe são consumidas por atividades manuais, como por exemplo, buscar um cliente e um crediário nos papeis, controlar a quantidade de peças que você tem no estoque, quantas foram vendidas, entre outras ações relacionadas aos processos de gestão de sua ótica?

Provavelmente a resposta da reflexão seja negativa, mas se você parasse agora e analisasse, saberia que esses processos manuais do dia a dia na gestão de uma empresa consomem muita atenção, energia e tempo, que poderiam ser melhor investido e determinados para a execução de ações estratégicas e não somente operacionais. Com isso, chegou a hora de conhecer e reconhecer as vantagens de utilizar um sistema de gestão em sua ótica:

ORGANIZAÇÃO

A primeira vantagem é ter tudo organizado em um único lugar e em uma única base.

Dentro de um sistema de gestão, você organiza e mantem todos os dados que você  operacionaliza manualmente, como os dados de seus clientes, dados e pagamentos de fornecedores, saídas e movimentações financeiras do caixa e do banco, os pagamentos de crediário e cartão de credito de seus clientes, o cadastro das entradas e saídas de seus produtos, resultados de vendas, entre os outros processos.

Ou seja, todas essas informações ficariam disponíveis em apenas um único lugar, facilitando a busca e o controle, sem contar a segurança e a precisão que você terá de seus dados.

SEGURANÇA E CONFIANÇA

Os problemas que envolvem administração de um negócio não estão restritos apenas a má gestão dos recursos financeiro, a concorrência ou as mudanças do mercado, existe também perdas de documentos onde possivelmente você estaria gerenciando seu negócio, seja ele em papeis ou em planilhas.

Se você gerencia ou gerenciava a sua ótica com papeis, você sabe que pode correr o risco de perder ou acabar rasgando e danificando as folhas onde está cadastrado os dados dos clientes ou crediários. Com um sistema, a chance de perder qualquer informação ou até mesmo de que seus funcionários excluam alguma informação, reduz praticamente a 0, pois existe controle de permissões dos funcionários que possibilitam e desabilitam funções dentro do sistema, seja para excluir uma venda ou um cadastro, ter acesso a administração da ótica, entre outras funções.

Contudo, organize as informações em um sistema de gestão e tenha segurança e controle do que os seus funcionários fizeram, e não tenha mais medo de perder suas  informações, pois por mais que ocorra a perda de maquinas, existem recursos que possibilitam o salvamento de todas as informações da sua ótica.

GERENCIAMENTO E OTIMIZAÇÃO DE TEMPO

Organizando todas as informações dentro de um sistema de gestão e tendo mais segurança e precisão de seus dados, o retrabalho e o tempo que seria investido em algumas atividades manuais é reduzido ou praticamente eliminado, gerando assim a otimização do tempo de você gestor e de sua equipe.

Com esse tempo, você pode analisar que talvez os seus colaborares podem ficar um tanto quanto ociosos, porém, entra ai o gerenciamento estratégico do tempo que foi otimizado para impulsionar o desempenho de seu negócio. Para esse gerenciamento, você deve descrever as funções, objetivos e metas de cada colaborador e planejar com base nelas, definindo as ações estratégicas para eles ou até mesmo para possivelmente reduzir custos com mão de obra, caso a análise de ociosidade dos funcionários seja grande.

FOCO

Nesse tempo que você ganharia otimizando e gerenciando o tempo dos processos de sua equipe, você pode e deve focar em atividades e ações estratégicas que trarão melhores resultados, como aumentar a capacitação e o desempenho de sua equipe, que consequentemente aumentara o resultado financeiro de sua ótica.

VISÃO

Um sistema de gestão, além de contribuir para a redução de custos, com a otimização do tempo e dos processos gerenciais com maior qualidade, ele fornece aos gestores relatórios completos onde facilita e amplia a visão de seu negócio para assim poder potencializar os seus resultados, apontando as inconsistências e propondo soluções mais certeiras, criativas e inovadoras.

Talvez depois de toda leitura você se pergunte ou nos questione:

“Mas como eu posso ter uma visão ampla de meu negócio com um sistema? “

É simples, tendo o sistema completo e organizado, ele pode fornecer relatórios de todas  as suas operações, como por exemplo, as suas vendas, seus pagamentos, recebimentos, sua inadimplência, entre outras, que demonstraram a você o resultado de seu negócio, e é a partir disso que fara com que você tenha a visão concreta do que sua ótica esta precisando melhorar, no que investir ou reduzir.

E como nós da Optidados podemos te ajudar nesses desafios? Você pode nos contatar para conhecermos melhor seus processos e expectativas com o sua ótica. Também pode ficar atento aos nossos conteúdos assinando nossa newsletter, onde você recebera conteúdos exclusivos para te auxiliar a ter 100% do potencial seu e de sua ótica.

Software para óticas

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Bianca Boscolo

Sou formada em Administração de Empresas pela UNIP-Campinas, com especialização em Gestão de Pessoas pela FAJ, me considero uma pessoa cheia de energias e apaixonada por uma boa cerveja artesanal. Descobri o segmento ótico em 2011, onde trabalhei em uma ótica por dois anos até ingressar a Optidados. E é com essa energia e experiência que escrevo com grande atenção para o Blog Optidados.

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