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Você confia no fechamento de caixa da sua ótica? [pt2]

28 de março de 2018 | 11:23h
Você confia no fechamento de caixa da sua ótica? [pt2]

Esse blogpost é uma continuação direta do “Você confia no fechamento de caixa da sua ótica?“.

Se ainda não leu, recomendamos que faça a leitura da primeira parte CLICANDO AQUI.

4. Confira seu caixa

É importante que você faça a conferência do seu caixa pelo menos mais de uma vez por dia. Isso evita que os colaboradores esqueçam o que foi feito durante o dia, tornando mais difícil o trabalho de recuperação de dados ou entendimento caso haja algum problema.

Durante essa conferência, podem surgir divergências causadas por diversos motivos, como:

  • Falta de lançamento de sangrias, retiradas e transferências

Um grande problema que verificamos foi a falta de lançamento de retiradas de valores pelos sócios ou dos depósitos em dinheiro realizados pelo empregado, também conhecidas como sangrias. Geralmente, algum responsável pega um valor no caixa e deposita no banco ao final de certo período, com intuito de não deixar tanto dinheiro vivo na empresa. Muitas vezes este lançamento não é realizado e o dinheiro ainda fica constando como se estivesse no seu caixa, seja o seu fechamento feito via sistema.

  • Falta de lançamento de recebimentos

Se a pessoa responsável por lançar alguns dos recebimentos (ou todos) em seu sistema for um vendedor, tome um pouco de cuidado! É muito comum que ele foque em realizar as vendas e deixe para fazer os lançamentos no fim do dia, porém, se ele não tiver isto anotado é muito fácil de esquecer de realizar alguns lançamentos.

Além de você não saber o que foi vendido caso queira efetuar uma análise no meio do dia, também não vai saber o que foi recebido à vista e o que terá que receber, e seu caixa não vai bater, pois possivelmente terá valor a mais do que estará lançado em seu sistema.

  • Falta de lançamento de pagamentos

Esse também é um dos erros mais comuns e frequentes que ocorrem muito no dia a dia de uma ótica. Um bom exemplo disso é aquela pequena retirada de aproximadamente R$20,00 para ir ao mercado comprar um simples café ou açúcar.

Algo tão pequeno pode impactar o saldos e controle de seu caixa, gerar desconfiança e até mesmo desentendimentos.

  • Recebimentos ou Pagamentos lançados em contas erradas

Este definitivamente é um dos erros mais comuns. Isso pode acontecer quando o seu colaborador estiver um pouco desatento, por ele ainda não saber utilizar o sistema ou o processo de forma correta, e nesse momento acaba fazendo a movimentação de origem e destino do valor de recebimento ou pagamento em contas de maneira errada. Dois exemplos simples dessa movimentação errada são:

– PAGAMENTO: Você pagar alguma conta qualquer, como água, por exemplo, com dinheiro de seu caixa, e na hora de lançar no sistema selecionar a origem do valor do Banco.

– RECEBIMENTO: Você receber algo em dinheiro no caixa e disse que foi no banco em cartão de débito.

Esses dois exemplos irão comprometer os saldos de seu caixa e possíveis análises e acompanhamentos.

Desta forma, efetue várias conferências de seu caixa durante o seu dia e tome muito cuidado ao realizar os lançamentos para que a conta correta seja selecionada!

5. Concluir o Fechamento de Caixa

Ao concluir o seu dia, essa deve ser a sua última movimentação em seu sistema. Então, conte o dinheiro que você tem em seu caixa para realizar a conferência para finalizar o seu dia, conte também os cartões separados por bandeira, os cheques e inclua em seu sistema.

Fazendo essa soma, além de avaliar possíveis erros que podem ocorrer durante o dia, você cria uma organização melhor.

É valido lembrar que é muito importante que todas as sangrias, retiradas, transferências, pagamentos e recebimentos estejam devidamente lançados em seu sistema para que os seus saldos batam no final do dia.

Erros no fechamento de caixa são comuns. Em sua grande maioria as pessoas não percebem o erro ao realizar o fechamento e continuam com um saldo errado dia após dia, pois sempre começaram o caixa com o saldo inicial errado, como resultado de fechamentos passados incorretos.

Preste atenção e resolva qualquer problema no próprio dia, a sua memória está mais fresca e você provavelmente irá lembrar mais facilmente do que aconteceu, do que ter que voltar vários dias ou semanas até achar um erro. Isso irá poupar muito tempo seu!

Para evitar esses erros e automatizar todas essas operações é muito importante contar com ferramentas que possam facilitar o seu dia-a-dia. Uma empresa que quer crescer e sair da crise fortalecida precisa elevar o seu nível de gestão. Ter o controle de caixa completo com abertura, conferência e fechamento, com relatórios sobre todo o fluxo de caixa, as vendas, compras, estoque, clientes, entre outros. De forma integrada e fácil, poderá ajudar você a ter sucesso!

Conheça todo o processo de caixa dentro do Optisoul agendando uma apresentação. Além da demonstração, receba dicas consultivas sobre os processos de sua ótica.

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Bianca Boscolo

Sou formada em Administração de Empresas pela UNIP-Campinas, com especialização em Gestão de Pessoas pela FAJ, me considero uma pessoa cheia de energias e apaixonada por uma boa cerveja artesanal. Descobri o segmento ótico em 2011, onde trabalhei em uma ótica por dois anos até ingressar a Optidados. E é com essa energia e experiência que escrevo com grande atenção para o Blog Optidados.

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