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Você confia no fechamento de caixa da sua ótica?

21 de março de 2018 | 10:24h
Você confia no fechamento de caixa da sua ótica?

O fechamento de caixa é uma tarefa diária que envolve muita atenção e cuidado não somente na conferência de valores, mas também na checagem das operações realizadas durante toda a jornada de trabalho. Parece ser muito simples, mas costuma gerar dúvidas tanto para os operadores quanto para os gerentes.

Pensando nisso, convido você a pensar um pouco na operação do seu dia a dia:

– Você faz seu fechamento de caixa todos os dias?

Se a resposta for sim, quantas vezes você confere o seu caixa durante o dia?
Agora se a resposta for não, como você tem certeza sobre os seus saldos?

– Você lança em seu sistema todos as movimentações efetuadas durante o dia?

Você lança todas as vendas efetuadas por dinheiro, cartão e cheque? E as parcelas de crediários recebidos, as retiradas de dinheiro do caixa para pagamento de alguma conta, ou até mesmo para depositar em seu banco?

Bom, se você não fecha seu caixa, não o confere pelo menos mais que 1x ou não efetua todos os lançamentos de suas movimentações ocorridas durante o seu dia, fique atento, você pode estar perdendo dinheiro!

Ter um controle de caixa eficiente é indispensável para realização de uma boa gestão e manutenção da saúde da sua ótica. Para ter esse controle eficiente, é necessário que tenha definido os procedimentos para evitar erros comuns no decorrer do dia, e que esse processo seja seguido pelos colaboradores.

Para te ajudar, falaremos 5 passos para ter um controle eficiente de fechamento de caixa durante os próximos dias.

Nesse post, vou começar com os 3 primeiro, confere ai:

1. Defina os responsáveis

Definir os responsáveis por todo processo de caixa é ideal para que as informações estejam mais claras e seguras. Você pode ter mais de um operador de caixa, porém, é muito importante que apenas um seja responsável pelo fechamento da Tesouraria.

 2. Abertura do Caixa

A abertura do caixa será o ponto de partida para todo o restante do dia. Conte o dinheiro que você tem em caixa para realizar uma abertura com o saldo real e sem erros no início. É importante lembrar que esse deve ser o mesmo valor deixado em caixa no fechamento do dia anterior.

Uma dica que damos a todos os nossos clientes, é que esse dinheiro de abertura seja apenas uma quantia pequena, que ficará à disposição para fornecer troco ou para efetuar o pagamento de pequenas despesas no decorrer do dia.

Ao fim do dia, o saldo do seu fechamento de caixa será um equação do seu saldo inicial (o dinheiro do “troco” que já estava na abertura do caixa) mais as entradas e saídas que ocorreram no expediente.

3. Registre todas as entradas e saídas do caixa

É muito comum que as pessoas esqueçam de realizar lançamentos de recebimentos e pagamentos. Também é comum ocorrerem lançamentos trocados, por exemplo, pagar um boleto com dinheiro que estava no banco e lançar como se tivesse sido pago com o dinheiro no caixa, ou receber uma parcela de crediário como cartão de débito e lançar como se tivesse recebido através de dinheiro.

Desta forma, é muito importante que todas as movimentações realizadas durante o dia sejam lançadas corretamente em seu sistema, diferenciando assim o que foi vendido, do que foi recebido e o que comprado do que realmente foi pago. Se atente em lançar qual foi a forma correta de pagamento, ou seja, de qual conta saiu ou para qual caixa entrou o dinheiro, se realmente foi do seu.

Certamente o seu estabelecimento também adota a sangria de caixa por questões de segurança. Então não se esqueça de lançar em seu sistema todas as transferências de valores que podem ocorrer em seu caixa para um local mais seguro como cofre ou depósito bancário.

Para facilitar a conferência e o fechamento de caixa no final do expediente, vale a pena utilizar a tática de separar os documentos por tipo, usando um clip, por exemplo. Você pode separar as transações da seguinte forma:

  • Comprovantes de venda com cartão de débito;
  • Comprovantes de venda com cartão de crédito;
  • Cheques à vista;
  • Cheques pré-datados.

Lembre-se de separar as transações com cartão de crédito ou débito por bandeira também, já que a contabilidade da empresa considera estes dados no Livro Caixa e em outros controles, e também para garantir que todas as vendas foram lançadas corretamente em seu sistema.

E ai, você está atento ou já realiza todas as ações descritas acima?

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Bianca Boscolo

Sou formada em Administração de Empresas pela UNIP-Campinas, com especialização em Gestão de Pessoas pela FAJ, me considero uma pessoa cheia de energias e apaixonada por uma boa cerveja artesanal. Descobri o segmento ótico em 2011, onde trabalhei em uma ótica por dois anos até ingressar a Optidados. E é com essa energia e experiência que escrevo com grande atenção para o Blog Optidados.

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