O financeiro de uma Ótica

A administração financeira é um dos principais processos para a gestão de um negócio, esse controle se bem executado e administrado, gera o lucro e crescimento para uma empresa. Pensando na importância desse fator e no resultado gerado, nós criamos esse post para auxilia-lo na operação e na administração no financeiro de sua Ótica.

Muitas vezes os empreendedores ao abrirem uma ótica, ou até mesmo quando a administração é passada de “pai para filho”, o maior foco inicial é nas vendas e na qualidade dos produtos e serviços oferecidos, e o controle e planejamento financeiro fica com uma prioridade menor. Mas não que esses fatores não sejam importantes, eles são essenciais para o crescimento e lucratividade de uma ótica e por isso eles são um dos braços na administração de um negócio, assim como os setores de Marketing, Compras e Pessoal.  Todos eles fazem parte do grupo que é responsável pelo fluxo de “dinheiro”. Mas o que vamos abordar é como sua ótica pode controlar/administrar esse fluxo de dinheiro.

Para esse controle financeiro, inicialmente é necessário que um diagnóstico seja feito antes de realizar alguns ajustes internos. Vamos ao diagnóstico:

Você usa algum sistema para gerenciar as despesas de sua Ótica?

Caso a resposta seja negativa, que você ainda não tenha, o primeiro passo para controlar e administrar melhor não somente suas finanças mas sim sua ótica como um tudo, é implantando um sistema de gestão!

Mas caso a resposta seja positiva e você já use algum tipo de sistema, a seguir disponibilizaremos a vocês 7 Dicas sobre como controlar o financeiro de sua Ótica.

1. Lance as Despesas e Receitas por Categorias

Inicialmente, certifique que todas as Despesas e Receitas estejam lançadas em seu sistema! Quando estiver efetuando esse processo, implante um modo de diferenciação das despesas/receitas por categorias, como por exemplo:

RECEITAS
Esse processo de categorias das receitas é efetuado ao cadastrar o que você vende, ou seja, no cadastro de seus produtos/serviços, como por exemplo uma armação, você efetua o cadastro do código de Barras, SKU, Fornecedor, e detalha o tipo de produto que você irá vender a partir da Marca, Modelo, Cor, Tamanho material, usuário, entre outras opções que o sistema pode lhe oferecer ao cadastrar seu produto.

Essa categorização pode lhe oferecer melhores analises para sua gestão, como por exemplo ver as armações que estão sendo mais vendidas ou como as categorias de despesas, analisando quais despesas estão tendo maior custo sobre o seu faturamento.

2. Desvincule despesas pessoais

Se você tem o costume de vincular as despesas pessoais junto com o sistema de sua empresa ou até mesmo na mesma “pasta” de contas a pagar, esse costume deve ser evitado ou excluído completamente de sua gestão. Essa atitude que ainda é muito frequente nas gestões, pode comprometer a administração do seu fluxo de caixa e seus lucros. O ideal, é separar o valor de suas saídas ou das contas pessoais, incluindo-as na saída de pró-labore ou distribuição de lucros, para assim não comprometer a análise de despesas da sua ótica.

3. Corte Despesas

Após analisar suas Receitas e Despesas pontuando todas as categorias, está na hora de analisar friamente as despesas de sua ótica, verificando se possui despesas supérfluas ou investimentos que não estão trazendo nenhum resultado, para assim, cortar o investimento indevido ou investir em algo que realmente esteja obtendo um retorno. O corte de custos das despesas supérfluas pode ajudar no seu capital de giro.

4. Capital de Giro

O capital de giro é o capital necessário para dar continuidade das operações da empresa. Ele está relacionado a todas contas financeiras que giram e movimentam o dia a dia da empresa. No entanto, é muito importante reservar uma quantia todos os meses caso ocorra algum imprevisto, como por exemplo, a loja sofrer um aumento da inadimplência, que pode causar prejuízo se a ótica não tiver um capital de giro. Também caso algum funcionário e precise ser demitido, um capital de giro pode ajudar a prevenir seu financeiro de situações “imprevisíveis”.

5. Gerenciamento de Estoque

Para que sua otica não venha ter acumulo de peças no estoque e consequentemente tenha prejuízo financeiro, é muito importante fazer o gerenciamento de seu estoque. O estoque pode ser gerenciado através de conferencias periódicas, e também através de relatórios que podem te auxiliar na programação de uma nova compra de reposição de peça.

Mas lembre-se, para ter esse relatório de peças detalhadas mais vendidas, é importante que o cadastro das mesmas seja efetuado de forma completa e correta, não só isso, mas também a conferencia de estoque seja efetuada com frequência, para que não tenha erro na quantidade de peças lançadas.

6. Fluxo de Caixa

Com as despesas, recebimentos e estoque controlados, é muito importante analisar com frequência o fluxo de caixa de sua ótica, pois é a partir dele que você poderá analisar os lucros/prejuízos e efetuar analises para as tomadas de decisões de compras, empréstimos, investimentos como programas de incentivos e motivação, treinamentos, em mídias entre outros.
Além do monitoramento do fluxo de caixa, é importante monitorar os saldos para verificar as despesas debitadas nos bancos e caixas para que os saldos não fiquem negativos.

7. Analise dos Resultados de seu Negócio

Em um programa de gestão para óticas, efetuar todos esses processos fica muito mais simples e fácil, tornando a visualização dos resultados das ações efetuadas, com as vendas por categorias, lucros/prejuízos, fluxo de caixa, contas a pagar e receber, estoque entre outros resultados, muito mais simples.
Esses demonstrativos são bases para ter uma visão mais clara e efetiva dos resultados da sua empresa

Aplique essas 7 dicas e tenha certeza que você terá um controle financeiro muito mais eficiente e preciso, reduzindo prejuízos e maximizando os seus lucros.

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