Você confia no fechamento de caixa da sua ótica?
O fechamento de caixa é uma tarefa diária que envolve muita atenção e cuidado, não somente no momento de conferência dos valores, mas também na checagem das operações realizadas durante toda a jornada de trabalho.
Em teoria, parece ser um processo muito simples, mas na prática, costuma gerar algumas dúvidas para os operadores e gerentes de uma ótica.
Pensando nisso, convido você a pensar um pouco mais na operação do seu dia a dia. Vamos lá!
- Você faz seu fechamento de caixa da sua loja todos os dias?
Se sim, quantas vezes você confere o caixa durante o expediente?
Se a resposta for não, como você tem certeza sobre os seus saldos do final do dia?
- Você lança em seu sistema todos as movimentações efetuadas durante o dia?
Se você não fecha seu caixa, não o confere (pelo menos mais que 1x) ou não efetua todos os lançamentos e movimentações ocorridas durante o seu dia, fique atento, pois muito provavelmente você está perdendo dinheiro!
Ter um controle financeiro eficiente é indispensável para realização de uma boa gestão. E para que esse controle seja o melhor possível, é necessário que sua ótica tenha definido os procedimentos que evitem erros no decorrer do dia e que esse processo seja seguido corretamente pelos colaboradores.
Agora, para te ajudar na criação dos seus procedimentos, separamos 5 passos a serem seguidos para um controle eficiente de fechamento de caixa.
Nesse artigo, vamos começar com os 3 primeiro, confira:
1. Defina os responsáveis
Definir os responsáveis por todo processo de caixa é ideal para que as informações estejam mais claras e seguras.
Você pode ter mais de um operador de caixa, porém, é muito importante que apenas um seja responsável pelo fechamento da Tesouraria.
2. Abertura do Caixa
A abertura do caixa será o ponto de partida para todo o restante do dia. Conte o dinheiro que você tem em caixa para realizar uma abertura com o saldo real e sem erros.
É importante lembrar que esse deve ser o mesmo valor deixado em caixa no fechamento do dia anterior.
Uma dica valiosa que damos a todos os nossos clientes é que esse dinheiro de abertura seja apenas uma quantia pequena, que ficará à disposição para fornecer troco ou para efetuar o pagamento de pequenas despesas no decorrer do expediente.
Ao final do dia, o saldo do seu fechamento de caixa será uma equação do seu saldo inicial (o dinheiro do “troco” que já estava na abertura do caixa) somado as entradas e subtraídas as saídas que ocorreram no expediente.
(SALDO INICIAL + ENTRADAS) – SAÍDAS = SALDO DO FECHAMENTO DE CAIXA
3. Registre todas as entradas e saídas
É muito comum em algumas óticas, que os operadores de caixa esqueçam de realizar lançamentos de recebimentos e pagamentos.
Também é comum ocorrerem lançamentos trocados, como por exemplo: pagar um boleto com dinheiro que estava no banco e lançar no sistema como se tivesse sido pago com o dinheiro no caixa. Ou até mesmo: receber uma parcela de crediário como cartão de débito e lançar em seu sistema como se tivesse recebido através de dinheiro.
Desta forma, é muito importante que todas as movimentações realizadas durante o dia sejam lançadas corretamente em seu programa, diferenciando assim o que foi vendido do que foi recebido, e o que foi comprado do que realmente foi pago.
Certamente o seu estabelecimento também adota a sangria de caixa por questões de segurança.
Com isso, não se esqueça de lançar todas as transferências de valores que podem ocorrer em seu caixa (transferindo do caixa para um local mais seguro como cofre ou depósito bancário, por exemplo).
Dica Extra
Para facilitar sua conferência e fechamento de caixa no final do expediente, vale a pena utilizar a tática de separar os documentos por tipo (usando um clip, por exemplo).
Você pode separar as transações da seguinte forma:
- Comprovantes de venda com cartão de débito;
- Comprovantes de venda com cartão de crédito;
- Cheques à vista;
- Cheques pré-datados.
Lembre-se também de separar as transações de cartão de crédito ou débito por bandeira, já que a contabilidade da empresa considera estes dados no Livro Caixa e em outros controles.
E ai, o que achou das dicas? Já pratica essas ações na sua ótica?
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