Saiba como melhorar o financeiro da sua ótica

Já teve algum dia que você deixou de pagar alguma despesa, pois não tinha dinheiro em caixa ou saldo em conta o suficiente? Se a resposta for SIM, sabe o porquê isso aconteceu?

Parece ser muito simples responder essa pergunta, mas não se engane, essa resposta é extremamente importante para que você consiga ter uma noção dos reais problemas que possa estar enfrentando no financeiro de sua ótica.

Organizar e manter as contas a pagar e a receber em dia é um dos maiores desafios, não só da grande maioria das óticas, mas também de qualquer negócio independentemente de seu porte. Esse ponto, além de ser um desafio, pode gerar outras dificuldades e impactar no planejamento de seu fluxo de caixa.

Por ser uma parte fundamental para o sucesso da sua ótica, o controle financeiro deve ser levado muito a sério e na ponta do lápis, ou melhor, através de um sistema de gestão específico para óticas. Para controlar e atingir o sucesso financeiro de seu negócio, aspectos como: saber exatamente todas as suas receitas, despesas fixas, gastos variados, contratos com fornecedores, investimentos, empréstimos, entre outros itens, precisam ser organizados dentro de um Plano de Contas e gerenciado através de um Fluxo de Caixa.

Plano de Contas

A primeira pergunta a se fazer é: Você sabe o que é um Plano de Contas?

O Plano de Contas é a estrutura sobre a qual se constrói e elabora a área financeira da empresa. Ele serve para estruturar – através de categorias e subcategorias – as suas receitas e despesas.

E por que é tão importante ter um Plano de Contas?

Porque é através dele que você consegue ver e detalhar a movimentação de dinheiro de sua ótica de forma simples e prática, podendo saber de forma ágil quanto você tem de despesa fixa e custo variável.

Abaixo demonstro um simples exemplo de uma parte do plano de contas:

5. Despesas
5.1 Despesas Fixas
5.1.1 Local
5.1.1.1 Aluguel
5.1.1.2 Água
5.1.1.3 Energia elétrica
5.1.1.4 Seguro Predial (…)
5.1.2 Mão de obra
5.1.2.1 Pró-Labore
5.1.2.2 Salários
5.1.2.3 Décimo Terceiro
5.1.2.4 Férias
5.1.2.5 FGTS
5.1.2.6 Comissões e Gratificações (…)

Compreendido o conceito e sua importância, algumas dicas essenciais são:

• Lance suas despesas no sistema de gestão de sua ótica.

Certifique que todas as despesas sejam lançadas em seu sistema, organizando e categorizando cada uma delas. Lembre-se de cadastrar toda nova despesa que vier acontecer com o mesmo padrão, para que os relatórios estejam sempre corretos.

• Analise suas despesas!

Além de categorizar e organizar, é importante que você analise com cuidado as despesas de sua loja, pois pode haver algumas despesas e custos supérfluos que não ficam evidentes sem certo detalhamento, e que a longo prazo pode gerar impactos negativos em seu caixa.

Essa análise é importante para que você distribua a sua receita de forma mais eficiente e lucrativa.

Para te ajudar, cito abaixo alguns pontos a serem analisados:

ROI – “Retorno sobre Investimento”:

Através dessa análise, é possível saber quanto dinheiro a sua empresa está ganhando ou perdendo com cada investimento que realiza em sua ótica. Isso inclui tudo o que for feito visando algum lucro, como: campanhas de marketing, treinamentos de vendas, aquisição de ferramentas de gestão, novas estratégias, entre outras.

Dessa forma, fica claro não somente quais investimentos valem a pena terem continuidade, mas também como otimizá-los, a fim de que tenham um desempenho melhor.

Despesas fixas:

Algumas despesas fixas como: telefone e tarifas bancárias, podem ser facilmente avaliadas e renegociadas, através de mudança de planos. Então analise e faça as comparações com o que você realmente utiliza com o plano que é contratado.

Despesas Variáveis:

Se atente a porcentagem que as suas despesas variáveis estão representando no total de despesas.

Desvincule despesas pessoais:

Quando você for detalhar e analisar, aproveite para desvincular as possíveis despesas pessoais que possam estar lançadas em conjunto com as despesas de sua ótica.

É muito importante ressaltar a exclusão dessa prática, que ainda é muito frequente nas gestões, pois ela pode comprometer a administração do seu fluxo de caixa e seus lucros. O ideal é separar o valor de suas saídas e/ou das contas pessoais, incluindo-as na saída de pró-labore ou distribuição de lucros, para assim não comprometer a análise de despesas do seu negócio.

Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta na gestão financeira, capaz de identificar a necessidade da empresa em gerar receitas suficientes para honrar seus compromissos e responsabilidades em um determinado período. É muito comum ver empresas efetuando essa análise e previsão via planilhas de Excel, mas é ideal que essa análise seja feita em seu sistema de gestão como citamos anteriormente, onde você deve lançar todas as suas movimentações e o fluxo é gerado automaticamente.

Para você ter um bom controle de Fluxo de Caixa, são pontos importantes a serem feitos:

• Analise e acompanhe o seu Fluxo com frequência

É muito importante que você o acompanhe frequentemente, inicialmente diariamente, para conseguir avaliar a consistência dos dados, e após seu conceito estar fixado, acompanhar semanalmente.

• Analise o Programado X Realizado

É importante você compreender se recebeu o que estava programado para receber, na data programada e consequentemente se conseguiu efetuar o pagamento das despesas dentro desta data.

Caso você trabalhe com crediário próprio, você pode sofrer complicações em seu fluxo com as possíveis inadimplências, então, saiba o índice médio de inadimplência que você tem mensalmente e programe esse valor para que tenha uma análise mais eficaz.

Como já falei em outros artigos, o que não é mensurado, não é gerenciado!

É muito importante que você entenda o cenário atual de sua ótica, avaliando as dificuldades e desafios que pode estar enfrentando, que esteja atento e disposto a fazer a diferença e ter uma gestão de qualidade e que gere resultados.