Como fazer a gestão administrativa de uma ótica?

Você cursou administração? Não?  

Está iniciando um empreendimento ou tem um negócio e busca soluções que ajudem a administrá-lo? Essa é uma questão que preocupa muitos empreendedores que vão iniciar seu negócio.

Acreditamos que com as dicas que listamos aqui neste texto você poderá ver a luz no fim do túnel. Temos certeza que as ideias abaixo mencionadas ajudarão a trazer mais clareza para sua tomada de decisão. Vamos lá descobrir os segredos de uma boa administração!

O que significa gestão administrativa?

É fundamental conhecer profundamente seu próprio negócio, sua estrutura, saber identificar suas carências para saná-las da melhor maneira possível. E como isso é possível? Através da gestão administrativa, que vai ajudar na hora de estabelecer uma estrutura organizacional com funções definidas e bem geridas, com competências e poderes bem delegados. 

Ter uma equipe multidisciplinar, com variadas espacialidades é muito importante, bem como um líder que seja capaz de comandar sem imposições, sabendo reconhecer o que cada funcionário tem de melhor, e valorizá-lo.

Os colaboradores devem conhecer o plano de ação da empresa, para que todos juntos possam caminhar em busca desse ideal. 

Qual a importância de uma boa gestão administrativa de óticas?

Agora que temos noções do que deve ser uma boa gestão administrativa, vamos ao nosso nicho de interesse, as óticas.

Na área de saúde os cuidados com o bom atendimento são muito importantes, então investir em bons profissionais é essencial para o sucesso do seu negócio. Cerque-se de pessoas competentes, que saibam o que estão fazendo e conheçam os produtos.

Aliado a bons profissionais, um sistema de gestão integrado – ERP – vai compilar todas as informações do seu negócio e fará com que sua tomada de decisões seja baseada em números reais, e os resultados positivos virão na sequência. 

Principais desafios na gestão administrativa de óticas

A gestão administrativa de uma ótica tem complexidades por se tratar de um empreendimento da área de saúde. O cuidado com a visão requer processos administrativos com mais desdobramentos.

Gestão financeira

Para montar uma estratégia de gestão, é preciso em primeiro lugar conhecer todas as despesas fixas da sua loja, e estimar um valor para as despesas variáveis. E nunca, nunca misturar as contas pessoais com as da sua ótica! Mantenha o controle do caixa.

Equipe

A escolha e treinamento da equipe é outro ponto de suma importância, ter profissionais qualificados e motivados no atendimento aos clientes e fornecedores trará mais segurança e facilidade na hora de gerir seu negócio. Invista em treinamentos e atualizações da equipe. 

Ter um técnico optometrista no atendimento pode ser um diferencial positivo.

Marketing

Tenha um budget para marketing, afinal sempre ouvimos que a propaganda é a alma do negócio. Ter um responsável pelas redes sociais, publicações frequentes, investimento em SEO, vendas online, campanhas promocionais, descontos em produtos que vendem menos, enfim, tudo é válido para divulgar sua marca e angariar mais público.

Sistema de ERP

Ter um sistema de gestão integrado de última geração, que seja acessado em qualquer dispositivo e que consiga reunir todas as informações da sua ótica, sem dados duplicados ou perdidos, é a melhor solução para uma administração eficiente. Com tudo bem detalhado e resultados claros, sua tomada de decisões fica muito mais assertiva, e seu planejamento dará certo. Fatores que contribuem para o bom desenvolvimento e crescimento do seu empreendimento.

Fornecedores

Um fator que pode gerar ruído é a relação entre a ótica e o laboratório. Então ter um canal de comunicação eficiente entre os dois é fundamental para cumprir os prazos e não ter problemas com as entregas de produtos aos clientes.

Conhecer bem sua clientela vai te permitir fazer a reposição do estoque com mais assertividade, então procure estudar seu público alvo, e com base neles, monte sua grade de produtos.

OptiSoul: o sistema para óticas que facilita a sua vida

Para ajudar a administrar sua ótica, a Optidados lançou um ERP – Enterprise Resource Planning (Sistema de gestão integrado) – que vai contribuir muito para que você e sua equipe trabalhem em sintonia.

O OptiSoul é um software de gestão de óticas, com módulos especialmente desenvolvidos para a área. A plataforma tem capacidade de unificar todos os seus processos, e entregar relatórios detalhados e precisos. 

No sistema você conta com os seguintes módulos:

• Vendas (com detalhamento por vendedores, produtos e médicos)
• Contas a pagar e receber
• Fluxo de caixa
• Controle bancário
• DRE (Demonstração do resultado do exercício)
• Plano de contas
• Balancete anual
• Emissão de documentos fiscais
• Cadastro de clientes, produtos, fornecedores e laboratórios
• Relatório de vendas por vendedores
• Comissionamento
• Inventário
• Emissões de boletos

São quatro níveis de planos, do básico ao avançado. E além dos módulos já disponíveis, é possível personalizar seu sistema, e criar módulos de acordo com a necessidade do seu empreendimento. 

Você pode ter um sistema de gestão integrado totalmente feito para satisfazer suas necessidades, que atenda todas as suas demandas, tornando a administração da sua ótica muito mais fácil, e garantindo resultados e relatórios mais assertivos, tornando seus projetos de expansão muito mais reais.