O que é um ERP e por que você precisa ter um?

O que é um ERP e por que você precisa ter um?

Você sabe a importância de manter uma administração clara e precisa no seu empreendimento. Ao iniciar seu negócio, com tanta tecnologia disponível nos dias de hoje, existe um facilitador na hora de gerir seu empreendimento. O ERP – Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Integrado.

Vamos apresentar a você essa ferramenta que, tenho certeza, vai acabar por cair nas suas graças e ajudar na gestão da sua ótica, impulsionando seu crescimento.

O que é um sistema ERP?

Há mais de cem anos o engenheiro Ford Harris criou uma solução para programar sua produção, e o batizou de EOQ (Economic Order Quantity). Anos mais tarde a Black & Decker utilizou uma versão mais moderna desse programa de gestão integrado, o MRP (Material Requirements Planning). Surgiu em 1983 a segunda versão, o MRPII (Manufacturing Resource Planning). E finalmente em 1990, muitas versões e evoluções depois, o software foi denominado ERP.

O ERP é um sistema que contribui positivamente na gestão do seu negócio, já que integra os processos de todas as áreas de uma empresa, melhorando sua qualidade, facilitando a comunicação entre os setores, aumentando a eficiência e reduzindo custos. Independente do porte do seu empreendimento, o ERP pode ser utilizado na gestão administrativa.

O software compila as informações e oferece aos gestores, diagnósticos detalhados que contribuem para o crescimento e aumento da produtividade.

Para que serve o ERP nas empresas?

Os gestores que tiveram acesso ao software o utilizam sem qualquer dificuldade, podendo então unificar as operações através da integração dos processos de diferentes setores da empresa. 

Ao iniciar o processo de implantação do sistema, os profissionais responsáveis pelo software oferecem treinamentos para os colaboradores da empresa, e criam vários níveis de acessibilidade de acordo com as necessidades do gestor.

Num primeiro momento os dados da empresa serão inseridos no ERP, e após a adequação dos profissionais aos seus módulos (áreas dentro do ERP), tudo que for lançado através do sistema ficará salvo. A segurança de não perder informações, não tê-las expostas a hackers, e impedir duplicidade de dados é uma grande aliada dos administradores.

Com o sistema de gestão integrada também podemos acompanhar o desenvolvimento e produtividade das equipes, podendo assim tomar decisões mais acertadas com base nos resultados e relatórios obtidos após a análise dos dados e dos processos.

Áreas beneficiadas com um software de gestão

Com o sistema de gestão integrada, todas as áreas da empresa trabalham juntas. Vamos ver como um ERP pode auxiliar os setores:

Compras

O comprador pode escolher os itens com mais saída para comprar, e interromper a compra/produção dos que têm pouca saída. Acompanhamento em tempo real da relação oferta/demanda.

Vendas

Com o lançamento de cada venda, acontece a exclusão automática do item do estoque.

Estoque

É atualizado a cada lançamento tanto da equipe de vendas quanto da equipe de compras, mantendo o inventário atualizado sempre.

Recursos Humanos

Envolve recrutamento e seleção, medicina do trabalho, treinamentos, avaliação de colaboradores e feedback, ponto eletrônico e folha de pagamento. É possível manter ainda um banco de currículos para eventuais contratações e acompanhar férias e banco de horas.

Financeiro

Obtenção da relação de pagamentos atualizada, imputada pelos setores de compras, recursos humanos e fiscal. Relação de recebíveis gerada a cada lançamento da equipe de vendas.

Fiscal

Emissão de notas fiscais, calendários de pagamento de tributos, controle de documentos fiscais. 

As informações são centralizadas no ERP, proporcionando um diagnóstico mais assertivo, já que conta com a compilação dos dados de todos os setores, e relatório detalhado de cada área da empresa.

Vantagens de usar um ERP

Fazer a gestão de uma ótica sem auxílio da tecnologia deixa margem para furos, duplicidade de informações, ou falta de análise de alguns dados. Reduz sua produtividade, consome mais tempo e consequentemente suas chances de crescimento diminuem. 

Por exemplo, com o sistema integrado de gestão um item é retirado do estoque assim que for lançada a venda, atualizando o inventário, e facilitando a equipe de compras no momento da reposição de estoque. Também é possível saber quais são os produtos com mais saída, e criar uma campanha  promocional para os que vendem menos, fazendo os produtos comprados girarem.

O empreendedor óptico evita a perda de dados e conta com mais segurança e transparência com os ERPs, já que são sistemas online, e trabalham em nuvem.

O acesso às informações é restrito aos usuários cadastrados para cada nível, e é possível criar portas de acesso restrito. Também dá para ver quem acessou o software ou fez alguma modificação, e quando foi. 

Como escolher o melhor ERP para o seu negócio 

Um sistema integrado de gestão – ERP – conta com módulos que atendam e integrem todos os setores da sua empresa. Normalmente são:

  • Compras
  • Estoque
  • Vendas
  • Produção
  • Faturamento
  • Financeiro
  • Recursos Humanos
  • Fiscal
  • Administrativo

O ideal é contratar um plano básico, que contempla os itens acima, e de acordo com sua demanda partir para planos que continue a atender as suas necessidades, também é importante que todos os planos já sejam específicos para seu tipo de negócio e com mobilidade nativa para ter acessos a todas informações, na palma da sua mão.

Com a implantação de um ERP na sua ótica, a chance de falhas humanas praticamente desaparece, e caso ocorra, é possível identificar o causador e sanar a questão.

Agora que você conheceu um pouco mais sobre os sistemas integrados de gestão, não vai querer ficar de fora dessa onda de tecnologia que veio para ajudar gestores e equipes a trabalhar de maneira mais fácil e coordenada, certo?

Orlando Bueno

Sempre buscando referências nas melhores práticas do segmento ótico global e com vivência de 3 décadas no varejo ótico nacional, idealizei a Optidados em 2008, com a missão de oferecer às Óticas do Brasil, inteligência de informação e eficiência de resultados comerciais, através de soluções tecnológicas de ponta. São com essas experiências que escrevo com muito prazer para o Blog da Optidados.

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