Plano de contas, Balancete, DRE. Que “bichos” são esses?

O que tem a ver o título do texto, com o varejo ótico organizado? Tudo!

A contabilidade é um recurso técnico essencial à todos os negócios, portanto também às micros e pequenas óticas, por ser riquíssima de recursos técnicos, além de cuidar dos:

• estoques,
• custos (precificação correta),
• orçamentos mensais/anuais,
• financeiro/fluxo de caixa,
• fiscal/tributário
• trabalhista/e-Social
• demonstrações contábeis (como a DRE e do Balanço), entre tantos outros relatórios gerenciais à “gosto” do gestor. 

As milhares de óticas, além do negócio em si também tem relevante papel social, quanto a saúde visual de milhões de brasileiros, de todas as idades e classes sociais.

Para entender facilmente a proposta/dica deste artigo, recomendamos a leitura do livro: A empresa de Corpo, Mente & Alma, de Roberto A. Tranjan. O equilíbrio no negócio é recomendável, para bons resultados. O livro dá isso ao gestor de forma prática.

Ser gestor ótico de “corpo, mente e alma” como no livro, é recomendável e 100% aplicável.

O gestor atualizado e completo, depende também do referido equilíbrio, quanto a aplicação dos seus conhecimentos, para fins de entrega de resultados com efetivo valor agregado, com mitigação de riscos fiscais, inovação e criatividade.

Parceria entre gestor e contador – indispensável

Se não houver efetiva aproximação/parceria entre ambos, esqueça a dica deste texto.

É quase impraticável aplicar os valiosos conceitos técnicos de um bom Plano de Contas, de uso adequado mensalmente de um bom Balancete da ótica, de elaboração mensal e efetivo uso de uma DRE – Demonstração do Resultado Mensal (concordamos: deveria chamar “DRM”, pois a elaboração e o seu uso para análise DEVE ser mensal).

Ressalte-se que o Fluxo de Caixa, absolutamente indispensável para a gestão de caixa/financeira, usa o conceito de Regime de Caixa e a “DRM” que se origina da contabilidade, é feita com base no conceito denominado Regime de Competência.

Em tempo: não é possível falar em Gestão Ótica, se não entender claramente a diferença entre os Regime de Caixa e o de Competência. Ambos são primordiais à Ótica. Acredite!

Quer exemplo?

No Fluxo de Caixa o 13. Salário aparece quando efetivamente se pagará, ou seja, no final do ano (como regra) e na “DRM” deve ser imputado todo mês, de janeiro a dezembro. Idem para as férias dos funcionários, despesas financeiras etc.

Se tudo o descrito acima for observado/feito, o Balanço Patrimonial mensal da ótica, é uma ótima e automática consequência, ou seja, sai da própria operação.

O que é necessário para usar os recursos dessas técnicas?

Você deve contar com um sistema de gestão ótico, com os recursos que permita montar o processo dentro desta realidade. Contudo, quais são os principais pontos a considerar no programa?

1. Que ele tenha o plano de contas estruturado e implementado, por quem tem expertise no segmento ótico;
2. Que ele tenha o desenvolvimento de gestão, por quem tem expertise também em contabilidade;
3. Com sistema ótico que tenha no seu DNA, as expertises acima citadas e faça todo o processo de implantação conjuntamente com o gestor ótico, de forma estruturada, pensando nos indicadores e resultados projetados mensalmente;
4. Que o sistema entregue resultados em relatórios e gráficos, possibilitando que o gestor tome decisões em cima de dados e indicadores consistentes;
5. Que o programa permita a exportação das principais operações/dados, para serem consolidados pela contabilidade e utilizados gerencialmente, implantando ciclo virtuoso para fins de conformidades internas e perante os Fiscos.

Aspectos legais da sua organização contábil

É imprescindível saber se a sua organização contábil e seus sócios, estão devidamente registrados e filiados ao CRC, SESCON etc. Esta consulta é fácil e rápida.

Competência técnica da sua organização contábil

Certifique-se da competência técnica e profissional, verificando:

Questões relevantes:

1. A formação técnica e em gestão dos sócios do escritório, para todas as áreas como: fiscal, contábil, trabalhista/e-social, TI e outras.
2. A existência no escritório, de profissionais próprios e/ou de parceiros chaves, especializados em: Finanças, Gestão de Pessoas, Advocacia (societária, tributária, trabalhista etc.), em uso avançado de recursos de TI (sistemas de gestão, comunicação de dados, segurança da informação, LGPD etc).
3. A produção pelo escritório de informações técnicas eletrônicas, como: artigo, boletim, informativo, BLOG e/ou se disponibiliza estes e outros recursos, mediante a contratação de serviços de parceiros chaves.
4. O uso pelo escritório de sistemas contábeis de empresas parceiras/chave reconhecidamente modernos, seguros, eficazes, entre outros requisitos, passíveis de serem efetivamente utilizados.

Competências: ética e referência

As enormes obrigações do contador, dadas pelo código de ética da profissão, do código civil, lei contra a lavagem de dinheiro, lei anticorrupção e tantos outros dispositivos legais, dá à sua ótica a segurança jurídica para estabelecer contratualmente e muito bem, quais são as obrigações da sua Organização Contábil.

Questões relevantes:

1. A definição por você, detalhadamente, da sua real necessidade é decisiva para fins do escopo do trabalho.
2. Obter as informações da Organização Contábil, quanto a comportamento ético e referências profissionais com: clientes, fornecedores, entidades de classe, mídias sociais etc, são indispensáveis.

Sistema: peça chave na relação ótica X organização contábil

É real e crescente o combate da sonegação fiscal, da pirataria e do contrabando.

Contam os fiscos com as muitas exigências legais, fiscais e eletrônicas, as quais são compartilhadas entre eles.

Assim sendo, a operação de uma ótica requer muitos controles, forte gestão e por consequência o uso de sistemas por vezes específicos ao seu segmento, e às vezes completos e integrados, com o laboratório, com o banco, com a contabilidade.

Tudo isso é totalmente possível e recomendável, para ser efetivamente competitivo e sustentável o negócio, ao longo do tempo.

Questões relevantes:

1. É recomendável que a sua contabilidade seja terceirizada, mas todos os controles sejam internamente feitos e a partir do seu próprio sistema ótico? Como regra sim.
2. É recomendável que exista a integração/interface, do seu sistema de gestão ótico, com o sistema contábil do seu escritório? Como regra sim.
3. É recomendável que haja transferências eletrônicas de dados, de suas operações, via interfaces entre seu sistema e o do seu laboratório por exemplo. Como regra sim.

Conheça os clientes alvo do seu escritório contábil

Não é ideal que a Organização Contábil se ponha a atender desde micro até grandes empresas, como regra um ou outro segmento não será bem atendido.

Por consequência, a especialização do escritório contábil no ramo ótico, se possível, é recomendável.

Questão relevante:

1. Saber quais são as principais expertises do seu escritório, é fundamental.

Conclusão

As poucas dicas acima colocadas e a realidade econômica, política e social por que passa o Brasil, recomendam que para ser um ótimo gestor/empreendedor ótico de sucesso, você DEVE contar com bom Contador/Organização contábil.

Não abra mão de receber soluções de gestão, com alto valor agregado.

Conte com o Optisoul da Optidados para se fazer gestão de fato.