Quando o assunto são as finanças de um negócio, as dúvidas podem ser muitas. Afinal, você confia integralmente no fechamento de caixa da sua ótica? Caso sua resposta seja “não”, isso pode significar que é hora de investir em soluções sistêmicas que otimizem os seus resultados.

Imagine os riscos de se fazer os controles manuais ou com sistema inadequado. Pior: pense no impacto de erros nos registros dos dados/informações?

Devemos, portanto, sempre ter em mente que uma boa gestão do caixa é o primeiro passo para qualquer análise financeira e, é claro, sucesso futuro, pois é ele quem dita as regras básicas de gestão. Que tal, então, descobrir como um bom sistema ajuda nessa tarefa? Confira!

Qual é a importância do fechamento de caixa?

Muitas decisões estratégicas, táticas e operacionais são tomadas de acordo com a situação do caixa, decisões essa, para o curto, médio e longo prazo. Por isso, o ideal é sempre ter a exigência de fechamento regular e correto do caixa, afinal trata-se do termômetro e/ou bússola para administrar e avaliar os resultados do seu negócio em tempo real.

Além de ser o reflexo do dia a dia da sua ótica em relação aos resultados projetados, ele permite gerar e mitigar os riscos, que sempre rondam qualquer ação empreendedora. Sempre que precisar, o seu sistema de gestão ótico deve permitir que visualize com agilidade todas as transações para embasar diagnósticos e ações de gestão, sempre que precisar se valer dos dados/informações financeiras.

Nesse contexto, no caixa, devem constar os registros de data do lançamento, o saldo inicial do dia, a descrição da movimentação, o valor dela, se é uma entrada ou saída e o saldo no final daquele dia. Já pensou isso sendo feito manualmente, colocando em risco a saúde financeira e dificultando as tomadas de decisões no presente e para o futuro do seu negócio? Impensável!

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Qual é o passo a passo para um fechamento de caixa adequado?

Contando com um sistema de gestão ótico, muito bem implantado para auxiliar no processo de gestão, tudo é feito de forma consistente e uniforme. Que tal, então, conferir um passo a passo para realizar o fechamento de caixa de forma adequada? Confira!

Considere o saldo inicial do dia

Por mais que o assunto seja fechamento de caixa, a etapa de abertura também é importante para ter um resultado em que você confia ao final do dia. Assim que abrir o caixa de sua ótica, você deve fazer o registro do saldo que está disponível e colocá-lo como ponto de partida para se cumprir com as obrigações e responsabilidades financeiras para a data/dia.

Registre todas as entradas e saídas

Em seguida, é importante registrar tudo o que entra e o que sai da sua ótica, desde as quantias relacionadas à venda, quanto a qualquer movimentação de saída. Absolutamente todas as movimentações devem ser registradas para que a conta seja realizada com precisão e os números reflitam a efetiva realidade.

Confira os valores

Por mais que você confie em quem faz esse serviço na sua ótica, isso não significa que não deva ser feita uma conferência e checagem rigorosa. Uma dica é fazer a comparação dos valores sempre que um turno acabar. Essa é uma maneira de se evitar que o trabalho seja demorado e custoso. O fechamento parcial agiliza a etapa seguinte e mantém uma visão atualizada e abrangente do negócio.

Realize o fechamento

Agora é a parte mais fácil: fechar o caixa. Basta fazer a subtração entre tudo aquilo que foi recebido e o que saiu. O resultado vai representar o saldo disponível para o início do dia seguinte, ou seja, no momento da abertura do caixa.

O que considerar na escolha do sistema da sua ótica?

A escolha do sistema para a sua ótica é fundamental. Afinal, não adianta contar com um sistema que não agregue efetivo valor. Por isso, é importante procurar por uma opção que atenda às suas necessidades.

Se você contar com a Optidados, com seu sistema de gestão ótico, o OptiSoul, o controle é bastante fácil e rápido. Além de possibilitar esse controle, visualização e acesso ao caixa de qualquer período, o sistema on-line ainda conta com a ferramenta denominada Tesouraria, a qual informa ao administrador um comparativo das informações lançadas no sistema e das informadas pelo operador.

Assim, é possível que o gestor visualize se houve alguma falha do responsável pelo caixa da ótica, o que possibilita a rápida correção de inconsistências lançadas, por exemplo. Com isso, a longo prazo, o processo de tomada de decisão na sua ótica se torna muito mais preciso. Dessa forma, você terá uma visão geral segura do seu negócio e tomará decisões que otimizem os seus resultados.

O trabalho de fechamento de caixa é, portanto, essencial para quem deseja se destacar em um mercado tão concorrido. Contar com um bom sistema, surge como a melhor opção e relação custo benefício mais indicada para otimizar o seu gerenciamento financeiro.

Agora que você já sabe como um sistema facilita o fechamento de caixa, que tal dar o próximo passo e também otimizar a gestão da sua ótica? Entre em contato conosco agora mesmo, conheça as soluções que temos disponíveis para o seu negócio e torne a administração dele muito mais eficaz e efetiva.

Carol Melzani

Sou coordenadora da Central de Relacionamento na Optidados. Me formei em Direito pela Faculdade de Jaguaríuna, onde despertei grande interesse em discussões acerca do direito empresarial. Amo aprender e entender com os clientes, os desafios que me cercam, propondo soluções que conciliam a tecnologia com as boas práticas de varejo. Utilizo desse lema como o direcionador dos textos que escrevo para o Blog Optidados.

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