Para ter sucesso e conseguir desenvolver o seu empreendimento, é fundamental compreender com clareza a situação em que ele se encontra. É importante que uma perspectiva completa possa ser percebida nos mais variados aspectos da empresa, permitindo que as tomadas de decisões sejam direcionadas para o caminho certo.

Uma das ferramentas que possibilitam essa compreensão ampla são os relatórios gerenciais. Por meio deles, inúmeros dados podem ser coletados e analisados. Para compreender melhor qual a importância desses relatórios para sua ótica e como fazê-los de maneira correta, continue a leitura deste texto!

O que são relatórios gerenciais?

Antes de qualquer coisa, vale a pena compreender exatamente do que se tratam essas ferramentas chamadas relatórios gerenciais. Em termos gerais, esses são documentos gerados pela empresa em que serão compiladas uma série de informações sobre os mais diversos processos e dados que compõem as atividades de uma empresa.

É importante compreender que existem diferentes tipos de relatórios, cada um deles alinhado com um objetivo específico. Por isso, é importante que eles sejam elaborados de maneira clara, evitando o excesso de informação e desordem, pois isso pode atrapalhar a compreensão da situação do empreendimento e, por consequência, prejudicar o desenvolvimento da empresa.

Quais são os objetivos dos relatórios?

Como dito, existem diferentes tipos de relatórios. Uma empresa tem inúmeros dados e características que precisam ser averiguados para perceber o estado de seu funcionamento. Dessa forma, o objetivo do documento pode variar, assim como as informações que ele vai analisar.

A função do relatório, nesse sentido, precisa estar de acordo com qual aspecto do empreendimento se quer perceber. É mais comum que esses documentos sejam elaborados para perceber a situação financeira do empreendimento. Mas, para desenvolver uma boa gestão, é importante prestar atenção também em outros aspectos. Quais são os tipos mais comuns?

Os tipos de relatórios gerenciais mais importantes para uma empresa podem variar de acordo com o setor em que o empreendimento está inserido. Contudo, quando pensamos no mercado óptico, alguns aspectos são indispensáveis. A seguir, listamos quais são eles. Confira!

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Fluxo de caixa

O primeiro e mais comum é o Relatório de Fluxo de Caixa. Por meio dele, é possível perceber as entradas e as saídas de capital na empresa. A compreensão desses lançamentos é fundamental para analisar a saúde financeira do empreendimento.

Compreendendo de maneira clara dados como a diferença entre as previsões e os resultados alcançados, se existem valores parados ou se houve mais gastos do que o desejado, é possível pensar estratégias e tomar decisões que otimizem os processos, corrijam erros e promovam melhor alocação dos recursos.

Vendas

Outro documento fundamental para o empreendimento é o Relatório de Vendas. A sobrevivência de qualquer empresa está diretamente ligada à sua capacidade comercial. Seja trabalhando com produtos, seja com a oferta de serviços, é por meio das vendas que a companhia consegue o sustento dela.

Nesse sentido, esse relatório é fundamental. Embora seja importante que cada empreendimento elabore o documento de acordo com suas necessidades, é necessário que nele constem questões centrais, como o volume de vendas, qual o serviço ou produto foi mais consumido e quanto tempo levou dos primeiros contatos com o cliente até a efetivação do consumo (jornada de compra).

Contas a pagar

É inevitável: todo empreendimento tem contas a pagar. Longe de ser algo irrelevante, esse aspecto é fundamental e deve ser levado a sério. Atrasos em pagamentos geram multa e podem trazer uma série de problemas para o empreendimento.

Saber exatamente quais são os valores que precisam ser pagos mensalmente é fundamental para que a empresa estabeleça metas e estratégias. Portanto, para evitar dores de cabeça e transtornos, é importante ter uma noção clara dos valores a serem pagos.

É por meio deles que serão percebidas as despesas fixas (aluguel, salários e encargos trabalhistas) e também as despesas variáveis (comissões, benefícios, contas de luz e água). Nesse sentido, o Relatório de Contas a Pagar é indispensável para garantir a saúde financeira do empreendimento.

Contas a receber

Assim como as contas a pagar, saber com precisão as contas a receber também é indispensável. Contudo, diferente do relatório anterior, o propósito desse documento é avaliar os recursos que ainda serão acrescidos. Nesse sentido, a elaboração do Relatório de Contas a Receber é fundamental para o planejamento financeiro da empresa.

Informações como datas e valores a serem recebidos são essenciais. Por meio deles, é possível oferecer, por exemplo, descontos para pagamentos adiantados, cobrar juros e tarifas de atrasos. Além disso, esses relatórios permitem planejar investimentos, efetivar contratações, aprimorar processos etc.

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Satisfação do cliente

É comum que os relatórios gerenciais sejam mais focados em métricas financeiras. Contudo, outros aspectos merecem tanta atenção quanto as questões econômicas. Um bom exemplo é a satisfação dos clientes.

É necessário compreender com clareza a maneira como os consumidores percebem seus serviços e produtos para poder aprimorar o empreendimento, satisfazendo e fidelizando seu público.

Satisfação dos funcionários

Muitos empreendedores esquecem, mas analisar o bem-estar das pessoas que trabalham para a empresa é tão importante quanto perceber a satisfação dos consumidores. Como o mercado está cada vez mais competitivo, manter bons colaboradores é a principal maneira de gerar valor para o empreendimento.

Nesse sentido, dashboards que permitam avaliar o desempenho individual de cada um e da equipe como um todo, podem auxiliar na prática de um feedbaback periódico, criando um relacionamento de confiança entre as partes, o que ajuda gerar muito mais autonomia aos funcionários.

É claro que nem sempre será possível atender a todas as expectativas dos trabalhadores, mas negligenciar a percepção deles pode ser muito prejudicial.

Como elaborar bons relatórios?

Como você pode perceber, os relatórios de gestão são fundamentais para quem procura aprimorar o empreendimento, permitindo correção de erros e investimento em setores estratégicos da empresa. Contudo, para que isso ocorra, é necessário que os dados sejam claros e organizados.

Nesse sentido, dispor de um sistema de gestão faz toda a diferença. No mercado óptico, você pode contar com a Optidados. Por meio dele, haverá clareza na análise de todos os dados necessários para fazer uma boa gestão de seu negócio. Além disso, nossas ferramentas permitem automatizar processos, eliminando o retrabalho.

Relatórios gerenciais são fundamentais para o bom funcionamento de uma ótica. São diversos os tipos de documentos que devem ser elaborados para que a situação do empreendimento seja compreendida de forma adequada, garantindo as melhores tomadas de decisões. Contar com um sistema de gestão é essencial para elaborar esses relatórios de forma rápida e eficiente.

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Orlando Bueno

Sempre buscando referências nas melhores práticas do segmento ótico global e com vivência de 3 décadas no varejo ótico nacional, idealizei a Optidados em 2008, com a missão de oferecer às Óticas do Brasil, inteligência de informação e eficiência de resultados comerciais, através de soluções tecnológicas de ponta. São com essas experiências que escrevo com muito prazer para o Blog da Optidados.

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